Artikel 1: De gemeenteraad keurt het reglement voor het toekennen van risicotoelagen aan projecten of evenementen als volgt goed:
Artikel 1:
Dit reglement heeft betrekking op projecten of evenementen georganiseerd vanaf 1 januari 2026.
Artikel 2
De initiatiefnemers van een project/evenement zijn actief binnen Zulte en kunnen zijn:
- Zultse erkende vereniging;
- Zultse gemeentelijke adviesraad;
- Zultse feitelijke vereniging, samengesteld uit minstens 5 personen waarvan minimum 3 woonachtig in Zulte, en die beschikt over een bankrekening en verzekering op naam van de feitelijke vereniging;
- een samenwerkingsverband tussen twee of meerdere van bovenstaande initiatiefnemers.
Artikel 3:
Het project/evenement dient inhoudelijk aan alle onderstaande kenmerken te voldoen:
- overstijgt de gewone werking van de initiatiefnemers;
- staat open voor leden en niet-leden;
- is een in tijd en activiteiten afgebakend en samenhangend geheel;
- vindt plaats op het grondgebied Zulte;
- heeft een niet-commerciële doelstelling.
Artikel 4:
Het project/evenement dient bijkomend minstens aan één van onderstaande criteria te voldoen. Het project/evenement:
- is vernieuwend, uniek en/of experimenteel;
- geeft uitstraling buiten de grenzen van de gemeente Zulte (regionaal, nationaal);
- is gericht op nieuwe of bijzondere doelgroepen met aandacht voor culturele diversiteit;
- betreft de organisatie van een bijzondere competitie/wedstrijd.
Artikel 5:
Initiatiefnemers kunnen maximum 2 risicotoelages per kalenderjaar ontvangen.
Artikel 6:
De aanvraag tot het bekomen van een risicotoelage dient 4 weken voorafgaand aan de start van het project/evenement ingediend te worden op het daartoe voorziene formulier inclusief uitgebreide omschrijving en motivering en een gedetailleerde en realistische begroting (oplijsting van de verwachte inkomsten en uitgaven).
Aanvragen die niet tijdig worden ingediend, komen niet in aanmerking voor betoelaging tenzij het college van burgemeester en schepenen beslist om uitzonderlijk en gemotiveerd af te wijken van de voorwaarden opgelegd in dit artikel.
Artikel 7:
De dienst Vrije Tijd toetst de aanvraag af aan dit reglement, formuleert een advies en legt beiden voor aan het college van burgemeester en schepenen. De aanvragers worden op de hoogte gebracht van de beslissing.
Artikel 8:
De initiatiefnemers nodigen de dienst vrije tijd uit voor het project/evenement, met het oog op kennisname van de concrete uitvoering/realisatie.
Artikel 9:
Uiterlijk 3 maanden na afloop van het project/evenement dient de initiatiefnemer een activiteitenverslag en financieel overzicht (inkomsten en uitgaven) in. Alle uitgaven moeten verantwoord worden aan de hand van officiële facturen en betalingsbewijzen en zijn op naam van de initiatiefnemer. Onduidelijke of ontbrekende documenten en facturen en/of kassatickets die niet op naam zijn van de initiatiefnemer komen niet in aanmerking.
Indien het project/evenement niet verlieslatend is, dan stelt de initiatiefnemer de dienst vrije tijd hiervan op de hoogte en vervalt het recht op een toelage.
Artikel 10:
Kosten die niet in aanmerking komen:
- receptie- en representatiekosten (wanneer deze gratis worden aangeboden);
- investeringen (bv. aankoop technisch materiaal, camera, sportmateriaal);
- kosten verbonden aan de medewerkers (bv. catering, outfit, bedanking, vrijwilligersvergoeding).
Kosten verbonden aan artiesten, normaliter op de dag van het evenement, worden hiervan uitgesloten en komen wel in aanmerking (bv. bedanking, catering, restaurantbezoek), voor zover zij niet buitensporig zijn. Op aanvraag dienen deze uitgaven verantwoord te worden aan de hand van een overeenkomst met de artiest.
Artikel 11:
De uiteindelijke toekenning en uitbetaling van de toelage gebeurt in het kwartaal volgend op het kwartaal waarin het verslag werd ingediend.
Ter illustratie: activiteitenverslag en financieel overzicht ingediend op 15 juni (2e kwartaal) wordt uiterlijk 30 september (3e kwartaal) verwerkt.
Artikel 12:
Het bedrag van de toelage wordt toegekend op basis van het verschil tussen inkomsten en uitgaven. Enkel werkelijke verliezen komen in aanmerking voor betoelaging.
Artikel 13:
De toelage kan nooit hoger zijn dan het negatief saldo per project/evenement en bedraagt maximaal 4.000 euro per kalenderjaar, door de organisator vrij te spreiden over maximaal 2 projecten/evenementen.
Artikel 14:
Bij vaststelling van het niet correct doorgeven van de inkomsten of het misbruiken van de toegekende toelage, kan de toelage niet toegekend of zelfs teruggevorderd worden.
Artikel 2: Dit reglement sluit aan op het reglement risicotoelage aan projecten of evenementen zoals goedgekeurd in de gemeenteraad d.d. 27 juni 2023, dat afliep op 31 december 2025.
Dit reglement is van toepassing tot en met 31 december 2031.
Artikel 3: De burgemeester maakt het besluit en de reglementen via de webtoepassing van de gemeente bekend overeenkomstig artikel 286 §1 1° van het decreet lokaal bestuur.
In uitvoering van artikel 330 van het decreet lokaal bestuur brengt de gemeente op dezelfde dag als de bekendmaking van de besluiten op de webtoepassing van de gemeente, de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking ervan.