Artikel 1: De gemeenteraad keurt het reglement voor het toekennen van risicotoelagen aan erkende feest- en cultuurcomités als volgt goed:
Artikel 1:
Enkel de 3 erkende feest- en cultuurcomités van de gemeente Zulte komen in aanmerking voor deze risicotoelage en dit volgens de voorwaarden van dit reglement. De erkende feest- en cultuurcomités worden beschouwd als verlengde van de gemeente en zijn daarom de partner bij uitstek om evenementen op te zetten die de volledige (deel)gemeente bedienen.
Artikel 2:
Dit reglement heeft betrekking op evenementen georganiseerd vanaf 1 januari 2026.
Artikel 3:
Het evenement dient inhoudelijk aan alle onderstaande kenmerken te voldoen:
- staat open voor alle inwoners van Zulte;
- is een in tijd en activiteiten afgebakend en samenhangend geheel;
- vindt plaats op het grondgebied Zulte;
- heeft een niet-commerciële doelstelling.
Artikel 4:
Erkende feest- en cultuurcomités kunnen maximum 2 risicotoelages aan erkende feest- en cultuurcomités ontvangen per kalenderjaar.
Artikel 5:
De aanvraag tot het bekomen van een risicotoelage dient 4 weken voorafgaand aan de start van het evenement ingediend te worden op het daartoe voorziene formulier inclusief uitgebreide omschrijving en motivering en een gedetailleerde en realistische begroting (oplijsting van de verwachte inkomsten en uitgaven).
Aanvragen die niet tijdig worden ingediend, komen niet in aanmerking voor betoelaging tenzij het college van burgemeester en schepenen beslist om uitzonderlijk en gemotiveerd af te wijken van de voorwaarden opgelegd in dit artikel.
Artikel 6:
De dienst Vrije Tijd toetst de aanvraag af aan dit reglement, formuleert een advies en legt beiden voor aan het college van burgemeester en schepenen. De aanvragers worden op de hoogte gebracht van de beslissing.
Artikel 7:
De feest- en cultuurcomités nodigen de dienst Vrije Tijd uit voor het evenement, met het oog op kennisname van de concrete uitvoering/realisatie.
Artikel 8:
Uiterlijk 3 maanden na afloop van het evenement dient de initiatiefnemer een activiteitenverslag en financieel overzicht (inkomsten en uitgaven) in. Alle uitgaven moeten verantwoord worden aan de hand van officiële facturen en betalingsbewijzen en zijn op naam van het feest- en cultuurcomité. Onduidelijke of ontbrekende documenten en facturen en/of kassatickets die niet op naam zijn van de initiatiefnemer komen niet in aanmerking.
Indien het evenement niet verlieslatend is, dan stelt de initiatiefnemer de dienst vrije tijd hiervan op de hoogte en vervalt het recht op een toelage.
Artikel 9:
Kosten die niet in aanmerking komen:
- receptie- en representatiekosten (wanneer deze gratis worden aangeboden);
- investeringen (bv. aankoop technisch materiaal, camera, sportmateriaal);
- kosten verbonden aan de medewerkers (bv. catering, outfit, bedanking, vrijwilligersvergoeding).
Kosten verbonden aan artiesten, normaliter op de dag van het evenement, worden hiervan uitgesloten en komen wel in aanmerking (bv. bedanking, catering, restaurantbezoek), voor zover zij niet buitensporig zijn. Op aanvraag dienen deze uitgaven verantwoord te worden aan de hand van een overeenkomst met de artiest.
Artikel 10:
De uiteindelijke toekenning en uitbetaling van de toelage gebeurt in het kwartaal volgend op het kwartaal waarin het verslag werd ingediend.
Ter illustratie: activiteitenverslag en financieel overzicht ingediend op 15 juni (2e kwartaal) wordt uiterlijk 30 september (3e kwartaal) verwerkt.
Artikel 11:
Het bedrag van de toelage wordt toegekend op basis van het verschil tussen inkomsten en uitgaven. Enkel werkelijke verliezen komen in aanmerking voor betoelaging.
Artikel 12:
De toelage kan nooit hoger zijn dan het negatief saldo per evenement en bedraagt maximaal 4.000 euro per evenement.
Artikel 13:
Per evenement kan men slechts aanspraak maken op 1 type risicotoelage:
- ofwel risicotoelage aan projecten of evenementen;
- ofwel risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités.
Artikel 14:
Bij vaststelling van het niet correct doorgeven van de inkomsten of het misbruiken van de toegekende toelage, kan de toelage niet toegekend of zelfs teruggevorderd worden.
Artikel 2: Dit reglement sluit aan op het reglement risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités zoals goedgekeurd in de gemeenteraad d.d. 27 juni 2023, dat afliep op 31 december 2025.
Dit reglement is van toepassing tot en met 31 december 2031.
Artikel 3: De burgemeester maakt het besluit en de reglementen via de webtoepassing van de gemeente bekend overeenkomstig artikel 286 §1 1° van het decreet lokaal bestuur.
In uitvoering van artikel 330 van het decreet lokaal bestuur brengt de gemeente op dezelfde dag als de bekendmaking van de besluiten op de webtoepassing van de gemeente, de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking ervan.