Terug
Gepubliceerd op 01/04/2022

Besluit  GEMEENTERAAD

di 29/03/2022 - 19:30

GOEDKEUREN AANGEPAST REGLEMENT TOEKENNEN RISICOTOELAGE AAN ERKENDE FEEST- EN CULTUURCOMITES IN EN NA CORONATIJD

Aanwezig: Olivier Peirs, voorzitter
Simon Lagrange, burgemeester
Sophie Delaere, Michaël Vandemeulebroecke, Natasja De Vos, Tony Boeckaert, Francky De Coster, schepenen
Ward Baeten, Kathleen Blauwblomme, Sally Cosijns, Catherine De Smet, Hendrik De Waele, Katrien De Waele, Henk Heyerick, Lieven Lippens, Marc Nachtergaele, Fauve Tack, Philippe Van Steenberghe, Steven Van Troys, Pieter Verhalle, Tania Verpraet, Stefanie Vroman, gemeenteraadsleden
Sylvie Bohez, algemeen directeur
Verontschuldigd: Marc Devlieger, Talitha Lossy, Delphine Vandenbossche, gemeenteraadsleden
Bevoegheid
  • Artikel 40 § 3 van het decreet lokaal bestuur op grond waarvan de gemeenteraad bevoegd is voor het vaststellen van reglementen.
Wetten en reglementen
  • Het gemeenteraadsbesluit d.d. 1 juni 2021 betreffende 'Goedkeuren toekennen risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd'.
Feiten
  • Op voorstel van de gemeenteraad werd er een gemeentelijke taskforce opgericht om de middelen van het Corona noodfonds doordacht en democratisch te besteden.
  • Deze taskforce werkte in consensus enkele voorstellen uit, waaronder het stimuleren van de heropstart van het sociaal leven, activiteiten en evenementen door middel van financiële ondersteuning.
  • Er wordt voorgesteld om het bestaande reglement voor het toekennen van risicotoelagen aan de erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd tijdelijk te vereenvoudigen.
  • De vrijetijdsdiensten werkten hiervoor enkele reglementen uit die ter goedkeuring aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

  • Op donderdagavond 29 april 2021 werd het ontwerp van dit reglement ter bespreking voorgelegd tijdens een digitaal inspraakmoment met de leden van de adviesraden cultuur, jeugd en sport en de vertegenwoordigers van de buurt- en wijkcomités.
  • Het reglement toekennen risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 1 juni 2021.
  • Het college van burgemeester en schepenen overrulede een negatief advies van de dienst Vrije Tijd m.b.t. een aanvraag voor risicotoelage omwille van het laattijdig indienen van het dossier.
    Bij het overrulen stelde het college van burgemeester en schepenen dat de betrokken aanvraag juist beantwoordt aan de geest van het reglement nl. het ondersteunen en stimuleren van dit soort activiteiten. 
    Bij officieel overrulingsbesluit heeft het college gemotiveerd afgeweken met de verwijzing naar de noodzakelijke en dringende evaluatie en aanpassing van het reglement zodat meer flexibiliteit geboden wordt naar de aanvragers toe.
Adviezen
  • De financieel directeur verleent gunstig advies voor het aangepast reglement toekennen risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd.
Motivatie
  • Na een tussentijdse evaluatie, ongeveer 6 maanden na het in voege treden van het nieuwe reglement, blijkt dat het reglement moet worden herzien.
  • De dienst vrije tijd stelt volgende aanpassingen voor:
    • Er wordt niet meer gesproken over 2 aanvraagjaren. Er wordt gesproken over een periode van 1 april 2022 tot 30 juni 2023.
    • Erkende feest- en cultuurcomités hebben recht op maximum 3 risicotoelagen voor duur van het reglement in plaats van 2 toelagen per aanvraagjaar.
    • Versoepeling van uitgaven die niet in aanmerking komen.
Financiële impact

•    De kredieten zijn voorzien in het meerjarenplan op 202*/AC10201/0710-00/6493000/GEMEENTE/BH22/IP-GEEN.

Bespreking
  • Schepen Michaël Vandemeulebroecke licht het agendapunt ter zitting toe.
Beslissing

Artikel 1: De gemeenteraad keurt de herwerking reglement voor het toekennen van risicotoelagen aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd als volgt goed:

 

Artikel 1:

Enkel de 3 erkende feest- en cultuurcomités van de gemeente Zulte komen in aanmerking voor deze risicotoelage en dit volgens de voorwaarden van dit reglement. De erkende feest- en cultuurcomités worden beschouwd als verlengde van de gemeente en zijn daarom de partner bij uitstek om evenementen op te zetten die de volledige (deel)gemeente bedienen.

 

Artikel 2:

Dit reglement heeft betrekking op evenementen georganiseerd tussen 1 april 2022 en 30 juni 2023.


Artikel 3:

De erkende feest- en cultuurcomités streven naar een overkoepelend evenementenaanbod met 2 evenementen per feest- en cultuurcomité per kalenderjaar.

 

Artikel 4:

Het evenement dient inhoudelijk aan alle onderstaande kenmerken te voldoen:

  • staat open voor alle inwoners van Zulte;
  • is een in tijd en activiteiten afgebakend en samenhangend geheel; 
  • vindt plaats op het grondgebied Zulte; 
  • heeft een niet-commerciële doelstelling.

 

Artikel 5:

Erkende feest- en cultuurcomités kunnen maximum 3 risicotoelages ontvangen voor de duur van dit reglement.

 

Artikel 6:

De aanvraag tot het bekomen van een risicotoelage dient 4 weken voorafgaand aan de start van het evenement ingediend te worden op het daartoe voorziene formulier inclusief uitgebreide omschrijving en motivering en een gedetailleerde en realistische begroting (oplijsting van de verwachte inkomsten en uitgaven).

Aanvragen die niet tijdig worden ingediend, komen niet in aanmerking voor betoelaging tenzij het college van burgemeester en schepenen beslist om uitzonderlijk en gemotiveerd af te wijken van de voorwaarden opgelegd in dit artikel.

 

Artikel 7:

De dienst vrije tijd toetst de aanvraag af aan dit reglement, formuleert een advies en legt beiden voor aan het college van burgemeester en schepenen. De aanvragers worden op de hoogte gebracht van de beslissing.

 

Artikel 8:

De feest- en cultuurcomités nodigen de dienst vrije tijd uit voor het evenement, met het oog op kennisname van de concrete uitvoering/realisatie.

 

Artikel 9:

Uiterlijk 3 maanden na afloop van het evenement dient de initiatiefnemer een activiteitenverslag en financieel overzicht (inkomsten en uitgaven) in. Alle uitgaven moeten verantwoord worden aan de hand van officiële facturen en betalingsbewijzen en zijn op naam van het feest- en cultuurcomité. Onduidelijke of ontbrekende documenten komen niet in aanmerking. Indien het evenement niet verlieslatend is, dan stelt de initiatiefnemer de dienst vrije tijd hiervan op de hoogte en vervalt het recht op een toelage.

 

Artikel 10:

Kosten die niet in aanmerking komen:

  • receptie- en representatiekosten (wanneer deze gratis worden aangeboden);
  • investeringen (bv. aankoop technisch materiaal, camera, sportmateriaal);
  • kosten verbonden aan de medewerkers (bv. catering, outfit, bedanking, vrijwilligersvergoeding).


Kosten verbonden aan artiesten, normaliter op de dag van het evenement, worden hiervan uitgesloten en komen wel in aanmerking (bv. bedanking, catering, restaurantbezoek), voor zover zij niet buitensporig zijn.

 

Artikel 11:

De uiteindelijke toekenning en uitbetaling van de toelage gebeurt in het kwartaal volgend op het kwartaal waarin het verslag werd ingediend.
(Ter illustratie: activiteitenverslag en financieel overzicht ingediend op 15 juni (2e kwartaal) wordt uiterlijk 30 september (3e kwartaal) verwerkt.)

 

Artikel 12:

Het bedrag van de toelage wordt toegekend op basis van het verschil tussen inkomsten en uitgaven. Enkel werkelijke verliezen komen in aanmerking voor betoelaging.

 

Artikel 13:

De toelage kan nooit hoger zijn dan het negatief saldo per evenement en bedraagt maximaal 4.000 euro per evenement.

 

Artikel 14:

Per evenement kan men slechts aanspraak maken op 1 type risicotoelage:

  • ofwel risicotoelage voor bijzondere projecten of evenementen
  • ofwel risicotoelage voor evenementen van erkende feest- en cultuurcomités

 

Artikel 15:

Bij vaststelling van het niet correct doorgeven van de inkomsten of het misbruiken van de toegekende toelage, kan de toelage niet toegekend of zelfs teruggevorderd worden.

 

 

Artikel 2: Dit reglement vervangt het reglement toekennen risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd zoals goedgekeurd in de gemeenteraad d.d. 1 juni 2021, dat met ingang van 1 april 2022 wordt opgeheven.

 

Artikel 3: De burgemeester maakt het besluit en de reglementen via de webtoepassing van de gemeente bekend overeenkomstig artikel 286 §1 1° van het decreet lokaal bestuur.

In uitvoering van artikel 330 van het decreet lokaal bestuur brengt de gemeente op dezelfde dag als de bekendmaking van de besluiten op de webtoepassing van de gemeente, de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking ervan.