Artikel 1: De gemeenteraad stelt met ingang van 1 januari 2025 het gebruikersreglement gemeentelijke zalen vast:
1. ALGEMEEN
Artikel 1: Dit reglement is van toepassing voor het gebruik van de lokalen in onderstaande gemeentelijke accommodaties.
§1 In gemeentelijke ontmoetingscentra:
§2 In gemeentelijke buurtzaaltjes:
2. GEBRUIKERS
Artikel 2: De gemeentelijke accommodaties, vermeld in artikel 1, worden gratis ter beschikking gesteld aan volgende gebruikers:
1° de door de gemeente Zulte erkende verenigingen;
2° de publieke organisaties, ingericht door een overheid en die hun werking in Zulte hebben of waarin de gemeente participeert;
3° gebruikers, wiens aanvraag tot erkenning als Zultse vereniging door het college ontvankelijk werd verklaard;
4° elke lokale democratische politieke partij;
5° de onderwijsinstellingen op het grondgebied van de gemeente Zulte;
6° lokaal talent op cultureel of sportief vlak, wonend in Zulte, voor die evenementen die rechtstreeks verbonden zijn met de uitoefening van het individueel talent; evenals manifestaties met een uitgesproken liefdadig of sociaal doel, mits voorafgaandelijk goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen;
7° organisatoren van initiatieven zonder commercieel belang die bijdragen aan het lokaal toeristisch belang, mits voorafgaandelijk goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 3: De gemeentelijke buurtzaaltjes worden daarnaast gratis ter beschikking gesteld aan gebruikers die reeds voor 1 juli 2023 gebruik maakten van deze buurtzaaltjes (voorheen OCMW-zaaltjes) en die gekend zijn bij lokaal bestuur Zulte.
Artikel 4: Alle gebruikers die niet onder artikels 2 en 3 vallen, zijn onderworpen aan het betalen van een gebruikersvergoeding zoals bepaald in het gecoördineerd gemeentelijk retributiereglement. De huurprijs van de zaal wordt samen gefactureerd met het verbruik van de dranken na het evenement.
3. GEBRUIKSMODALITEITEN
3.1. Aanvraagprocedure
Artikel 5: Alle gebruikers die vallen onder artikel 2 °1 tot en met °5 van dit reglement, behoudens °6 en °7 en de theaterverenigingen, vragen het gebruik van de infrastructuur
De gebruikers die vallen onder artikel 2 punten 6 en 7 en artikel 4 van dit reglement, vragen het gebruik van de infrastructuur schriftelijk aan.
Voor alle theaterverenigingen geldt: de aanvraag tot meerdaagse activiteit wordt gericht aan de dienst cultuur door een planning van de volledige productie kenbaar te maken. Daartoe dienen ze een overzicht in van de productiekalender, met minstens de vermelding van volgende data: de opbouw van het decor/zaal, de repetities, de effectieve voorstellingen/speelkalender en de afbouw.
Het dossier voor het kalenderjaar ‘het lopende jaar + 2 daaropvolgende jaren’ dient uiterlijk op 15 november van het lopende kalenderjaar ingediend te worden op de dienst cultuur.
Alle gebruikers ontvangen een bevestiging van hun reservatie, uiterlijk 10 werkdagen na aanvraag.
Onvolledige of onduidelijke aanvragen worden niet weerhouden. De aanvrager wordt hiervan in kennis gesteld.
Artikel 6: Bij een evenement georganiseerd door meerdere gebruikers, is de gebruiker die boekt, de verantwoordelijke en dus ook aansprakelijk in geval van nalatigheid of misbruiken.
Artikel 7: Het college kan, uitzonderlijk en mits een grondige motivatie, beslissen dat een reeds gemaakte reservatie geannuleerd wordt.
Artikel 8: Elke reservatie dient uiterlijk 10 werkdagen op voorhand te gebeuren.
Artikel 9: Alle gebruikers, vermeld onder artikels 2 en 3, kunnen een aanvraag indienen voor het lopende en daaropvolgende kalenderjaar. Bij de start van een nieuw kalenderjaar wordt het reservatiesysteem voor het daaropvolgende kalenderjaar online gezet op de laatste maandag van januari om 18.00 uur. Online boekingen worden hierbij primair behandeld.
Alle gebruikers, vermeld onder artikel 4, kunnen geen zalen reserveren, vroeger dan 6 maanden voorafgaand aan de dag van de activiteit.
3.2. Toegang
Artikel 10: De toegangscontrole voor de gemeentelijke ontmoetingscentra is geregeld via het gebruik van badges. De badge is enkel actief bij een boeking.
Om toegang te verkrijgen tot de gemeentelijke ontmoetingscentra moet de gebruiker de badge voor de badgelezer houden. Bij het verlaten van de gemeentelijke ontmoetingscentra moet de gebruiker eveneens de badge voor de badgelezer houden, om de deuren terug te sluiten.
Artikel 11: De toegangscontrole voor de gemeentelijke buurtzaaltjes is geregeld via een sleutelkluisjessysteem.
Om toegang te verkrijgen tot de gemeentelijke buurtzaaltjes krijgt de gebruiker bij boeking een persoonlijke code toegekend waarmee hij toegang krijgt tot het sleutelkluisje en de toegangssleutel. Bij het verlaten van het gemeentelijk buurtzaaltje moet de gebruiker het zaaltje afsluiten en de sleutel opbergen in de sleutelkluis.
Artikel 12: Particuliere gebruikers en anderen die geen permanente badge ter beschikking hebben, dienen de badge op te halen aan het onthaal van het gemeentehuis tijdens de openingsuren.
De badge kan ten vroegste in de week voorafgaand aan de reservatie opgehaald worden. Na afloop moet de badge binnen de 10 werkdagen terug bezorgd worden.
Artikel 13: Gebruikers van de Gaston Martenszaal kunnen op zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen gratis gebruik maken van de koer van Pluto, grenzend aan de Gaston Martenszaal. Dit uitsluitend op aanvraag en minstens 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement.
3.3. Gebruiksduur
Artikel 14: De gebruiksduur omvat het klaarzetten vóór de activiteit, de eigenlijke activiteit en het opruimen na de activiteit. De gebruiker mag de infrastructuur slechts gebruiken tijdens de uren die werden gereserveerd. Elke aanwezigheid buiten de gereserveerde gebruiksduur is verboden. Het klaarzetten van de zaal gebeurt op de dag van de activiteit. Op werkdagen kunnen de gemeentelijke zalen niet gereserveerd worden vóór 10.00 uur, tenzij hierover schriftelijke afspraken bestaan met de dienst cultuur.
Maak bij de reservatie tevens gebruik van de verschillende reservatiemogelijkheden met “Klaarzetten/opruimen” van de zaal (met een lagere temperatuur) en de tijd voor de activiteit zelf. Op die manier houden we het energieverbruik in de hand en blijft dit bij de huur van de zaal inbegrepen.
Artikel 15: De gebruikers kunnen maximum 3 opeenvolgende kalenderdagen voorafgaand aan de voorstelling gebruik maken van de zaal voor opbouw van een decor/zaal. Voor de afbouw van het decor/zaal kunnen ze maximum 1 kalenderdag volgend op de voorstelling gebruik maken van de zaal. Dit met uitzondering van de theaterverenigingen zoals vermeld in artikels 16 en 17.
Artikel 16:
Theaterverenigingen kunnen voor de opbouw van het decor de zaal ten vroegste 10 kalenderdagen voorafgaand aan de eerste voorstelling gebruiken. Voor de afbouw van het decor/zaal kunnen ze maximum 2 kalenderdagen, ingaande na de laatste voorstelling, gebruik maken van de zaal.
Artikel 17: De gemeentelijke zalen worden niet ter beschikking gesteld op volgende data: 24, 25, 26 en 31 december en op 1 januari.
3.4.Gebruik van de gemeentelijke zalen
3.4.1. Algemeen
Artikel 18: Alle gebruikers verklaren zich onvoorwaardelijk akkoord met het gebruikersreglement van de gemeentelijke zalen van lokaal bestuur Zulte en het gecoördineerd gemeentelijk retributiereglement vanaf het moment dat een reservatie wordt aangevraagd.
Artikel 19: Het is verboden de lokalen en het openbaar domein rondom de zalen te verhuren of ter beschikking te stellen aan derden.
Artikel 20: De nachtrust van de omliggende bewoners moet gerespecteerd worden.
Artikel 21: Het gebruik van de gemeentelijke zalen voor huwelijks- of verlovingsfeesten is niet toegestaan.
Artikel 22: Evenementen of activiteiten met dieren worden niet toegelaten in de gemeentelijke zalen, tenzij de gebruiker voorafgaandelijk schriftelijk toestemming aanvraagt én verkrijgt van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 23: De gebruiker staat zelf in voor de uitbating van de betreffende gemeentelijke zaal of zaaldeel.
Artikel 24: Elke gebruiker dient zich, gedurende het gebruik van de lokalen, te gedragen naar de opmerkingen of onderrichtingen die hun door de zaalverantwoordelijke verstrekt worden.
3.4.2. Verbruik van de dranken en versnaperingen
Artikel 25: De gebruikers zijn verplicht om de dranken, die aanwezig zijn in de zaal, af te nemen.
Dranksoorten die niet beschikbaar zijn in het gemeentelijk aanbod, mogen door de gebruiker zelf meegebracht en aangeboden worden (bv. koffie, soep, wijn, digestieven).
Alle varianten van dranken die in de zaal aanwezig zijn, mogen in géén geval door de gebruiker meegebracht en aangeboden worden (bv. géén Pepsi, Jupiler, Sprite).
De gebruiker kan maximum 1 soort bier, die niet voorzien is in de zalen, bij uitzondering meebrengen en aanbieden, mits voldaan wordt aan onderstaande voorwaarden:
de gebruiker biedt tevens alle andere bieren, aanwezig in de zaal, aan en
er werd voorafgaandelijk toestemming verkregen via de dienst cultuur.
Artikel 26: Elke gebruiker dient het daartoe voorziene stockformulier / stocklijst volledig in te vullen bij gebruik van een gemeentelijke zaal, ook indien geen dranken of versnaperingen werden verbruikt.
De zaalverantwoordelijke maakt een inventaris op, telkens voor en na het weekeinde. Bij vaststelling van een verkeerde telling zal deze alsnog aangerekend worden aan de verantwoordelijke gebruiker.
Aangesloten en niet volledig verbruikte vaten zullen na afloop van het evenement volledig doorgerekend worden aan de gebruiker. Dit geldt ook voor het verbruik van flessen: elke fles die wordt geopend, dient als verbruik genoteerd te worden, ook al is de fles niet helemaal leeg.
Alle leeggoed van de in de zaal aanwezige dranken dient correct gesorteerd te worden en in de zaal te blijven en mag niet meegenomen worden naar huis.
Artikel 27: Lokaal bestuur Zulte bezorgt, na de activiteit, aan de gebruiker een factuur voor het verbruik van de consumpties. De winstmarge op de verkoop van dranken is door de gebruiker vrij te bepalen.
3.4.3. Gebruik van de materialen
Artikel 28: De zalen zijn uitgerust met tafels en stoelen. De tafels en stoelen moeten na de activiteit teruggeplaatst worden volgens de aanwijzingen van de zaalverantwoordelijke.
Artikel 29: Gebruikers mogen alle apparaten en materialen (met uitzondering van andere poetsapparaten en -materialen dan deze opgesomd in artikel 34) die in de zaal zelf voorhanden zijn, gebruiken.
Deze maken integraal deel uit van de inrichting van de zaal. Niets kan worden uitgeleend, noch verplaatst naar andere zalen dan deze waar zij toe behoren.
Artikel 30: De gemeentelijke ontmoetingscentra beschikken over volgende materialen:
De beschikbare aantallen kunnen opgevraagd worden bij de dienst cultuur.
Voor alle gebruikers staat er standaard een beperkt aantal van bovenstaande materialen ter beschikking in het Fiertelhof, de Guldepoort en het Ontmoetingscentrum. Het overige materiaal wordt in een kast bewaard die gesloten is en kan aangevraagd worden bij de dienst cultuur.
Artikel 31: De gemeentelijke buurtzaaltjes beschikken uitsluitend over koffietassen en ondertassen.
Artikel 32: Alle materiaal dat niet door het lokaal bestuur Zulte ter beschikking wordt gesteld, wordt door de gebruiker zelf meegebracht en bekostigd.
Artikel 33: Voor de Gaston Martenszaal geldt dat de tribune standaard uitgeschoven staat. Enkel gebruikers zoals bepaald in artikel 2 van dit reglement kunnen de accommodatie gebruiken met ingeschoven tribune. De gebruiker dient de dienst cultuur hiervan op de hoogte te stellen bij de reservatie van de zaal en neemt hiervoor minstens 10 werkdagen voor het evenement contact op met de dienst cultuur.
3.4.4. Onderhoud en afvalbeheersing
Artikel 34: Poetsmateriaal en poetsproducten moeten door de gebruikers zelf meegebracht worden.
Volgend poetsmateriaal is wel beschikbaar:
Artikel 35: Na elke activiteit moet de zaal schoongemaakt worden door de gebruiker (proper achterlaten van alle lokalen; de zaal minstens vegen of dweilen om etensresten, modder, … te verwijderen; tafels en stoelen schoonmaken; microgolfoven, frigo en diepvriezer, vuilbakken schoonmaken; …).
Artikel 36: Het bestek en servies wordt afgewassen en terug op zijn oorspronkelijke plaats opgeborgen.
Artikel 37: De percolators moeten met veel zorg behandeld worden. Na gebruik worden ze onmiddellijk uitgeschakeld en zorgvuldig schoongemaakt. De filters, die in de apparaten gebruikt moeten worden, worden door de gemeente ter beschikking gesteld.
Artikel 38: Vuilzakken, glasafval, eigen leeggoed en lege verpakkingen, meegebrachte materialen, enz.... moeten onmiddellijk worden verwijderd na afloop van de activiteit, door de gebruiker en op diens kosten.
Er zijn geen vuilzakken aanwezig in de zalen, noch voor PMD, noch voor restafval. Alle gebruikers dienen zelf correcte afvalzakken van de gemeente Zulte mee te brengen.
Na afloop van het evenement worden de restafvalzakken van de gemeente Zulte (max. 15 kg) gedeponeerd in de voorziene container of afvalbak. PMD-zakken, papier, karton en glas dienen door de gebruiker meegenomen te worden.
Er mag niets achtergelaten worden, noch binnen, noch buiten.
Artikel 39: Gebruikers van de Gaston Martenszaal die ook gebruik maken van de koer van Pluto, grenzend aan de Gaston Martenszaal, laten deze ook netjes achter (bv. geen glasresten en peuken).
3.4.5. Veiligheid en reglementeringen
Artikel 40: Het gemeentebestuur betaalt de billijke vergoeding, met name het jaartarief met drank, zonder dans voor volgende gemeentelijke ontmoetingscentra: Ontmoetingscentrum, Gaston Martenszaal, Guldepoort en Fiertelhof. Gebruikers dienen zelf in te staan voor de aanvullende vereiste vergunningen (bv. Unisono - SABAM).
Voor gemeentelijk ontmoetingscentrum Voetbalkantine Tuinwijk en de gemeentelijke buurtzaaltjes dienen gebruikers zelf in te staan voor de vereiste vergunningen (bv. Unisono - SABAM).
Artikel 41: De zalen zijn brandveilig voor respectievelijk:
Gemeentelijke ontmoetingscentra:
Gemeentelijke buurtzaaltjes:
Het overschrijden van dit toegestane aantal personen ressorteert onder de volledige verantwoordelijkheid van de gebruiker. Het lokaal bestuur Zulte kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele inbreuken. Deze aantallen zijn geenszins een indicatie voor de hoeveelheid materiaal die in de zaal voor handen is, noch voor het aantal comfortabele zitplaatsen.
Artikel 42: Het is verboden de deuren van de nooduitgangen te sluiten. Deze moeten te allen tijde gevrijwaard blijven.
Artikel 43: Het is in alle zalen, ook in de cafetaria, verboden te roken of een rookkanon te gebruiken.
3.5 Verzekering
Artikel 44: Enkel en alleen het gebouw en de inboedel, eigendom van lokaal bestuur Zulte, zijn gedekt door een brandverzekering met "afstand van verhaal". Desgevallend zijn bijkomende risico's te verzekeren door de gebruiker.
4. RETRIBUTIES
Artikel 45: De retributies voor het gebruik van de gemeentelijke zalen, het al dan niet gratis ter beschikking stellen van badges en de retributies voor de verkoop van dranken en versnaperingen, … worden bepaald in het gecoördineerd gemeentelijk retributiereglement.
5. SCHADE EN MISBRUIK
Artikel 46: Indien de gebruiker de zaal niet proper aantreft, wanneer er materiaal ontbreekt of wanneer de gebruiker materiële schade vaststelt of veroorzaakt heeft, dient hij de dienst cultuur of zaalverantwoordelijke hiervan onmiddellijk te verwittigen. Dit kan schriftelijk, telefonisch, via e-mail of persoonlijk bij de dienst cultuur (tijdens de openingsuren van het gemeentehuis) of bij de zaalverantwoordelijke (‘s avonds en tijdens het weekend). Het telefoonnummer van de zaalverantwoordelijke is in de zaal aanwezig.
De gebruikers dienen de lokalen te gebruiken als goede huisvader. Wanneer blijkt dat zij de lokalen niet in goede staat achterlaten, dat er schade werd aangericht of dat materiaal verdwenen is, zijn ze overeenkomstig het gecoördineerd gemeentelijk retributiereglement gehouden tot betaling van een vergoeding.
6. DIVERSEN
Artikel 47: Bij misbruik van de bepalingen van dit reglement kan het gebruik van de zaal worden geschorst of stopgezet, zonder dat dit enig recht geeft op schadevergoeding uit hoofde van de gebruiker. Het college van burgemeester en schepenen beslist hierover.
Artikel 2: Het gemeenteraadsbesluit d.d. 27 juni 2023 betreffende 'Aanpassen gebruikersreglement gemeentelijke zalen met ingang van 1 juli 2023' wordt opgeheven met ingang van 1 januari 2025.
Artikel 3: De burgemeester maakt het reglement via de webtoepassing van de gemeente bekend overeenkomstig artikel 285 §1 en artikel 286 §1 van het decreet lokaal bestuur.
In uitvoering van artikel 330 van het decreet lokaal bestuur brengt de gemeente op dezelfde dag als de bekendmaking van de besluiten op de webtoepassing van de gemeente, de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking ervan.