Artikel 1: Onderstaand reglement wordt aangenomen met betrekking tot de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening van Zulte:
REGLEMENT MET BETREKKING DE GEMEENTELIJKE COMMISSIE VOOR RUIMTELIJKE ORDENING ZULTE
Hoofdstuk 1. Opdracht en activiteiten
Artikel 1. De gemeente Zulte richt een gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (gecoro) op.
Artikel 2.
§ 1. De opdrachten van de gecoro zijn bepaald door het decreet:
§ 2. De gecoro heeft een adviserende taak en neemt in geen geval de rol van de stuurgroep over van het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan.
Hoofdstuk 2. Samenstelling
Afdeling 2.1. Stemgerechtigde leden
Artikel 3.
§ 1. De leden van de gecoro bestaan voor minstens 1/4de uit deskundigen, de voorzitter inbegrepen. De deskundigen kunnen van buiten de gemeente zijn.
§ 2. De overige leden bestaan uit vertegenwoordigers van de maatschappelijke geledingen.
§ 3. De gecoro zal bestaan uit 12 leden waaronder 6 deskundigen:
§ 4. De gemeenteraad benoemt de leden en hun plaatsvervangers. Verenigingen of organisaties van een specifieke maatschappelijke geleding dienen zowel een mannelijke als vrouwelijke vertegenwoordiger op te geven zodat het genderevenwicht kan worden gehaald.
§ 5. De gecoro bestaat, onder voorbehoud van andersluidende wettelijke of decretale bepalingen, voor ten hoogste 2/3de uit leden van hetzelfde geslacht. Indien niet aan deze voorwaarde is voldaan, kan geen rechtsgeldig advies uitgebracht worden.
§ 6. Voor elk stemgerechtigd lid wordt een plaatsvervanger aangeduid.
§ 7. Er wordt een publieke en open oproep gedaan zodat iedere inwoner de kans krijgt zich kandidaat te stellen. Bij de kandidatuurstelling en bij de voordracht door de maatschappelijke geledingen (verenigingen of organisaties) dient een motivatie toegevoegd te worden.
Afdeling 2.2. Waarnemende leden
Artikel 4. De gecoro nodigt voor elke plenaire vergadering een vertegenwoordiger uit van elke politieke fractie in de gemeenteraad. Deze personen kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan de bespreking van het onderwerp. Ze mogen echter niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming.
Voor elk waarnemend lid wordt een plaatsvervanger aangeduid.
Artikel 5. De gecoro kan altijd een beroep doen op derden om een welbepaalde materie nader toe te lichten. Deze derden kunnen evenwel niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming.
Afdeling 2.3. Voorzitter, ondervoorzitter en secretaris
Artikel 6. De voorzitter, de ondervoorzitter en de secretaris worden door het schepencollege voorgedragen en benoemd door de gemeenteraad voor een periode van 6 jaar.
Artikel 7. De stedenbouwkundig ambtenaar is belast met het secretariaatswerk van de gecoro en kan zich laten bijstaan door andere personeelsleden van de dienst ruimtelijke ordening.
Afdeling 2.4. Einde van het lidmaatschap
Artikel 8.
§ 1 Een lid dat voortijdig zijn mandaat stop zet, wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd.
§ 2. Aangezien de vertegenwoordigers van de maatschappelijke geledingen zijn aangewezen door hun vereniging of organisatie, houdt dit in dat een vereniging ten allen tijde haar vertegenwoordiger ook kan terugtrekken uit de commissie en een nieuw lid van de gecoro kan voorstellen.
Opnieuw is een beslissing van de gemeenteraad vereist.
Artikel 9.
§ 1. Een niet-gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende samenkomsten van de gecoro is een reden tot uitsluiting.
Om niet als afwezig beschouwd te worden, moet :
§ 2. De voorzitter brengt de betrokkene daarvan schriftelijk op de hoogte. In het geval van vervanging van een ontslagnemend lid, verzoekt de voorzitter de gemeenteraad om een nieuw lid te benoemen. Opnieuw wordt de benoeming, na advies van de Bestendige Deputatie, ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse regering. Tot dan neemt de plaatsvervanger de plaats in van het vroegere lid.
Afdeling 2.5. Deontologie
Artikel 10. De leden zijn gehouden door de plicht tot discretie. Dit betekent dat men zich discreet opstelt, dat men oog heeft voor de regels van de bescherming van de privacy, dat wat men in de gecoro verneemt vertrouwelijk is en zonder meer geen gespreksonderwerp is voor andere gelegenheden dan in de gecoro.
Het houdt ook in dat men aanvaardt dat men slechts een advies verstrekt. Dat betekent dat men tevens aanvaardt dat anderen beslissen, mede op basis van het advies, maar daarom niet altijd noodzakelijk volledig overeenkomstig het advies.
Hoofdstuk 3. Werking
Afdeling 3.1. Aantal vergaderingen
Artikel 11.
§ 1. De gecoro vergadert minstens 2 maal per jaar.
§ 2. De gecoro vergadert na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter verhinderd is, de ondervoorzitter of een effectief lid.
Artikel 12. De voorzitter moet de commissie bijeenroepen binnen de 15 dagen die volgen op een verzoek:
Afdeling 3.2. Openbaarheid van de zitting
Artikel 13.
§ 1. De bijeenkomsten van de gecoro zijn in principe niet openbaar, tenzij de gecoro beslist om voor bepaalde zaken een openbare vergadering te houden.
§ 2. De bespreking van dossiers waar individuele personen bij betrokken zijn en het behandelen van bezwaarschriften gebeurt steeds in besloten vergadering.
§ 3. Het is elk lid verboden tegenwoordig te zijn bij een bespreking, beraadslaging en stemming over zaken waarbij hij een rechtstreeks belang heeft, hetzij persoonlijk, hetzij als gelastigde, voor of na zijn aanstelling als lid van de gecoro, of waarbij de echtgenoot, of bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad een persoonlijk of rechtstreeks belang heeft.
Personen die wettelijk samenwonen worden met echtgenoten gelijkgesteld.
Afdeling 3.3. Opmaak en ondertekening agenda
Artikel 14.
§ 1. Elk lid kan verzoeken een punt op de agenda te plaatsen. Hij dient hiertoe minstens 5 vrije dagen vóór de vergadering de secretaris schriftelijk te verzoeken bepaalde onderwerpen op de agenda van de eerstvolgende vergadering te plaatsen.
§ 2. Dringende punten kunnen bij 2/3de meerderheid van de leden bij het begin van de vergadering aan de agenda worden toegevoegd.
Artikel 15. De voorzitter – of de ondervoorzitter – en de secretaris stellen de agenda op. Zij bereiden tevens de vergadering voor.
Afdeling 3.4. Verzending agenda
Artikel 16.
§ 1. De uitnodigingen met de vermelding van de locatie, het tijdstip en de agenda moeten ten minste 7 dagen vóór de vastgestelde datum aan de leden worden toegezonden.
§ 2. Ook de plaatsvervangende leden worden in kennis gesteld van datum en agenda van de vergadering.
§ 3. In geval van spoedeisendheid kan van deze termijn worden afgeweken. De redenen daartoe worden in de notulen van de vergadering verantwoord.
Artikel 17. Bij de uitnodiging wordt een samenvatting of toelichting van de te bespreken onderwerpen gevoegd. Alle documenten die relevant zijn voor de vergadering liggen tijdens de openingsuren ter inzage op de dienst ruimtelijke ordening van de gemeente Zulte. In de mate van het mogelijke zullen zoveel mogelijk documenten in bijlage meegestuurd worden – voor zover de bundels niet te lijvig zijn.
Afdeling 3.5. Ondertekening briefwisseling
Artikel 18. Alle briefwisseling dient rechtsgeldig ondertekend te worden door de voorzitter of zijn plaatsvervanger en de secretaris van de gecoro.
Afdeling 3.6. Voorzitten van de vergadering
Artikel 19. De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van de gecoro of, bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter. Indien de voorzitter en de ondervoorzitter afwezig zijn, wordt het voorzitterschap waargenomen door het oudste lid.
Afdeling 3.7. Recht op informatie
Artikel 20. Om haar bevoegdheden daadwerkelijk te kunnen uitoefenen heeft de gecoro recht op informatie ten aanzien van alle beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid betreffende haar bevoegdheid.
Afdeling 3.8. Aanwezigheidsquorum en stemming
Artikel 21.
§ 1. Minstens de helft van de stemgerechtigde leden moet aanwezig zijn om geldig te kunnen beslissen. Indien deze voorwaarde niet is vervuld, dan wordt de gecoro binnen de 8 kalenderdagen opnieuw samengeroepen met dezelfde agenda. In dit geval kan de gecoro beslissen ongeacht het aantal aanwezige leden.
§ 2. In geval van afwezigheid van een effectief lid, krijgt het plaatsvervangend lid stemrecht.
§ 3. De gecoro streeft naar beslissingen in consensus. Wanneer dit echter niet mogelijk blijkt, wordt er beslist met gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige stemgerechtigde leden.
§ 4. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
§ 5. Mits akkoord van ten minste 3 aanwezige leden kunnen adviezen die gedragen worden door een minderheid opgenomen worden in het verslag.
Artikel 22.
§ 1. De gecoro kan het huishoudelijk reglement slechts wijzigen als het voorstel daartoe op de agenda staat. Dit punt kan niet ter zitting aan de agenda worden toegevoegd.
§ 2. De stemming over (een wijziging van) het huishoudelijk reglement gebeurt bij eenparigheid van stemmen.
Afdeling 3.9. Aanwezigheid op vergaderingen
Artikel 23. § 1. Leden die verhinderd zijn de vergadering bij te wonen, moeten hun plaatsvervanger en de secretaris hiervan vooraf verwittigen. De secretaris wordt schriftelijk verwittigd.
De plaatsvervanger wordt door het effectieve lid verwittigd. Dit kan mondeling gebeuren. Het effectieve lid maakt de toegezonden dossierstukken over aan zijn plaatsvervanger.
Leden die niet aanwezig kunnen zijn op een vergadering worden vervangen door hun plaatsvervanger. De plaatsvervanger heeft in dit geval stemrecht.
Is de plaatsvervanger ook verhinderd, dan meldt hij/zij dit ten spoedigste aan de secretaris.
Artikel 24. Elk lid tekent op de vergadering de aanwezigheidslijst.
Afdeling 3.10. Verslag
Artikel 25. § 1. Van elke bijeenkomst van de gecoro wordt een verslag opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en door hem/haar samen met de voorzitter ondertekend.
§ 2. Het verslag geeft de essentie van de bespreking weer en de gebruikte argumenten, alsook de formulering van het advies met de volgende punten:
- de vraagstelling;
- de opgave van de ontvangen en eventueel niet-ontvangen documenten;
- de stemming over het advies;
- de aard van het advies en de eventueel hieraan gekoppelde voorwaarden;
- de weergave van de minderheidsstandpunten.
§ 3. Het verslag wordt de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring aan de gecoro voorgelegd. Indien er opmerkingen of bijschriften zijn, worden deze opgenomen in het verslag van deze vergadering waarin de goedkeuring van het vorige verslag wordt gevraagd.
Artikel 26. Een beknopt verslag van de vergaderingen wordt overgemaakt aan de leden, de waarnemers en het college van burgemeester en schepenen.
Gemeenteraadsleden hebben inzage van de agenda en het verslag overeenkomstig het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.
Artikel 27. De secretaris van de gecoro staat in voor het centraal bewaren van zowel de agenda als het verslag van de vergaderingen van de gecoro.
Afdeling 3.11. Werkgroep
Artikel 28.
§ 1. Indien het voor de goede werking noodzakelijk is, kan minstens één der deskundigen een werkgroep oprichten.
§ 2. Werkgroepen kunnen tijdelijk of permanent zijn. Bij de oprichting wordt een werkgroepvoorzitter verkozen. De voorzitter dient een stemgerechtigd lid van de gecoro te zijn.
§ 3. De werkgroep regelt – binnen de opdracht en het werkterrein welke door de gecoro werden vastgesteld – vrij zijn werkzaamheden en kan eigen afspraken maken of reglementen opstellen. De werkgroep kan eveneens autonoom beslissen om te werken volgens een open structuur en eveneens advertenties plaatsen om mensen op te roepen om aan haar werking deel te nemen.
§ 4. Standpunten of adviezen van de werkgroep kunnen slechts aan het gemeentebestuur of aan derden worden overgemaakt als dit ook door de plenaire gecoro is goedgekeurd.
§ 5. Leden van een werkgroep van buiten de gecoro dienen om tot de werkgroep te worden toegestaan huidig artikel expliciet te onderschrijven. De voorzitter van de werkgroep dient elk nieuw lid van de werkgroep van huidig artikel op de hoogte te brengen.
Hoofdstuk 4. Adviezen
Artikel 29.
§ 1. De adviezen van de gecoro worden conform de decretale bepalingen verleend.
§2. Indien het gemeentebestuur een adviesvraag richt overeenkomstig artikel 2§ 1 laatste punt zal deze vraag steeds schriftelijk gesteld worden. De adviesvraag omvat volgende gegevens:
§ 3. Het gemeentebestuur zal de gecoro steeds minimaal een termijn van één maand geven, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de adviesvraag bij de gecoro.
Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan het gemeentebestuur deze termijn gemotiveerd en in samenspraak met de gecoro inkorten. In onderlinge afspraak kan deze termijn ook verlengd worden.
Artikel 30. De gecoro bezorgt de adviezen schriftelijk aan het gemeentebestuur. Dit advies maakt steeds deel uit van het dossier. Elk advies omvat volgende gegevens:
- een standpuntbepaling of herformulering;
- een omstandige motivering van het advies;
- eventuele afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.
Artikel 31. De gemeente brengt de gecoro binnen de 2 maanden na aflevering van het schriftelijk advies op de hoogte van het gevolg dat aan een advies werd gegeven of zal gegeven worden.
Indien het advies maar gedeeltelijk of helemaal niet werd gevolgd, dient dit gemotiveerd te worden naar de gecoro toe en dit binnen een termijn van 2 maanden.
Hoofdstuk 5. Ondersteuning door de gemeente
Artikel 32. De gecoro krijgt een lokaal ter beschikking waar de vergaderingen kunnen doorgaan.
Artikel 33. De gecoro ressorteert onder het gemeentebestuur. Ter dekking van de risico’s ‘burgerlijke aansprakelijkheid’, ‘rechtsbijstand’ en ‘lichamelijke ongevallen’ sluit het gemeentebestuur de nodige verzekeringspolissen af voor de stemgerechtigde leden en de vaste waarnemers van de gecoro.
Artikel 34. Aan de voorzitter en leden aanwezig op de zitting wordt presentiegeld toegekend:
Artikel 2: Het gemeenteraadsbesluit van 26 maart 2019 betreffende het reglement van de gecoro wordt opgeheven en vervangen door dit reglement met ingang van 1 april 2025.
Artikel 3: Dit gemeenteraadsbesluit wordt bekend gemaakt overeenkomstig de artikelen 286 e.v. van het Decreet Lokaal Bestuur.
Artikel 4: In uitvoering van artikel van 330 het Decreet Lokaal Bestuur wordt binnen 10 dagen na het besluit een afschrift van dit besluit bekend gemaakt op de gemeentelijke website.