Besluit  GEMEENTERAAD

Beslissing

Artikel 1: Onderstaand reglement wordt aangenomen met betrekking tot de bibliotheekraad van Zulte:

 

---

REGLEMENT MET BETREKKING TOT DE BIBLIOTHEEKRAAD VAN ZULTE

Hoofdstuk 1.            Opdracht en activiteiten

 

Artikel 1. De gemeente Zulte heeft een adviesraad voor de bibliotheek, hierna bibliotheekraad genoemd.

 

Artikel 2. De bibliotheekraad heeft als doelstelling het gemeentebestuur bij te staan bij het beheer van de bibliotheek van Zulte.

 

Artikel 3.

§ 1. De bibliotheekraad heeft een adviserende bevoegdheid over het gemeentelijk bibliotheekbeleid. Dit houdt in dat de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen vóór de definitieve besluitvorming de bibliotheekraad om advies zullen vragen over alle aspecten m.b.t. bibliotheekbeleid.

 

§ 2. De bibliotheekraad wordt in ieder geval om advies gevraagd met betrekking tot:

• werking
• inrichting en uitrusting
• financieel beleid.

 

§ 3. De bibliotheekraad kan advies geven zowel op eigen initiatief als op verzoek van de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen over alle beleidsdossiers waarvan de bibliotheekraad vindt dat er bibliotheekbelangen in het geding zijn.

Hoofdstuk 2.            Samenstelling

 

Afdeling 2.1. Stemgerechtigde leden

 

Artikel 4.

§ 1. De adviesraad is samengesteld uit maximum 20 stemgerechtigde leden.

• 7 afgevaardigden van de inrichtende overheid – bij voorkeur gebruikers van de bibliotheek - aangeduid door de gemeenteraadsfracties te verdelen onder de meerderheidsfracties en minderheidsfracties volgens hun verhouding in de gemeenteraad;
• vertegenwoordigers van de gebruikers van diverse filosofische en ideologische strekkingen.

§ 2. De stemgerechtigde leden dienen te wonen in de gemeente Zulte of lid te zijn van een vereniging die haar werking heeft op het grondgebied van Zulte.

 

§ 3. Vertegenwoordigers van de gebruikers mogen geen enkel politiek mandaat uitoefenen. Het niet meer voldoen aan deze bepaling heeft het verval van het mandaat in de bibliotheekraad tot gevolg.

 

§ 4. De bibliotheekraad bestaat voor wat betreft het gedeelte van de stemgerechtigde leden, voor ten hoogste 2/3^de uit leden van hetzelfde geslacht. Indien niet aan deze voorwaarde is voldaan, kan geen rechtsgeldig advies uitgebracht worden.

 

§ 5. Er wordt een publieke en open oproep gedaan zodat iedere inwoner de kans krijgt zich kandidaat te stellen. Bij de kandidatuurstelling dient er een motivatie toegevoegd te worden.

Artikel 5.

§ 1. De leden van de bibliotheekraad worden aangesteld door het college van burgemeester en schepenen.

 

§ 2. Na de installatie van de bibliotheekraad worden de aanvragen gericht aan de voorzitter van de bibliotheekraad. De aanvragen worden door de bibliotheekraad onderzocht en na stemming aanvaard of geweigerd en nadien voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

 

Afdeling 2.2. Waarnemende leden

Artikel 6. De volgende personen zetelen in bibliotheekraad, weliswaar zonder stemrecht:

• de schepen bevoegd voor bibliotheek;
• de bibliothecaris (secretaris);
• deskundigen, die kunnen opgeroepen worden, naargelang de agenda.

 

Afdeling 2.3. Voorzitter, ondervoorzitter en secretaris

 

Artikel 7. De voorzitter en ondervoorzitter van de bibliotheekraad worden gekozen door en uit de stemgerechtigde leden. De voorzitter en ondervoorzitter van de bibliotheekraad mogen geen politiek mandaat bekleden.

Artikel 8. Het personeelslid van de gemeente, in casu de bibliothecaris, is belast met het secretariaatswerk van de bibliotheekraad en kan zich hier laten bijstaan door andere personeelsleden.

 

Afdeling 2.4. Einde van het lidmaatschap

 

Artikel 9.

§ 1. De hoedanigheid van lid van de bibliotheekraad wordt verloren:

• voor de leden die aangesteld zijn op voordracht van een politieke fractie van de gemeenteraad: indien op voorstel van deze fractie een ander lid wordt aangesteld;
• door ontslag van het lid. Dit ontslag dient schriftelijk aan de voorzitter van de bibliotheekraad meegedeeld te worden met kopie aan de bibliothecaris;
• door overlijden of rechtsonbekwaamheid;
• door uitsluiting, waarover de bibliotheekraad met een meerderheid van 2/3^de van de aanwezige stemgerechtigde leden beslist. Een niet-gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende samenkomsten van de bibliotheekraad is een reden tot uitsluiting.

 

§ 2. Het lidmaatschap mag niet langer duren dan 6 jaar, maar is hernieuwbaar. De lidmaatschappen die worden toegekend na de goedkeuring van dit reglement, lopen tot ten laatste 6 maanden na installatie van een nieuwe gemeenteraad. De vroegere bibliotheekraad blijft echter in functie totdat de nieuwe bibliotheekraad is geïnstalleerd.

 

Hoofdstuk 3.            Werking

Afdeling 3.1. Aantal vergaderingen

 

Artikel 10.

§ 1. De bibliotheekraad komt ten minste 2 maal per jaar samen.

 

§ 2. Wanneer minstens 1/3^de van de stemgerechtigde leden het wenst, wordt de bibliotheekraad bijeengeroepen. De aanvraag door ten minste 1/3^de der leden om een vergadering te beleggen moet schriftelijk en met redenen omkleed bij de bibliothecaris worden ingediend. Er wordt vergaderd binnen de 14 kalenderdagen nadat het verzoek door de bibliothecaris is ontvangen.

 

Artikel 11. De bijeenkomsten van de bibliotheekraad zijn gesloten, tenzij de bibliotheekraad beslist om voor bepaalde zaken een openbare vergadering te houden.

Afdeling 3.2. Opmaak en ondertekening agenda

 

Artikel 12.

§ 1. Elk lid kan verzoeken een punt op de agenda te plaatsen indien deze minstens 14 dagen vóór de vergadering meegedeeld worden aan de bibliothecaris.

 

§ 2. Dringende punten kunnen ter vergadering enkel toegevoegd worden indien minstens de helft van de aanwezige stemgerechtigde leden hiermee akkoord gaan.

Artikel 13.

§ 1. De voorzitter en de secretaris stellen de agenda op.

 

§ 2. Als een bepaald punt wegens tijdsgebrek niet wordt afgehandeld, wordt het automatisch doorverwezen naar de agenda van de volgende vergadering. Dit punt zal dan bij voorrang behandeld worden.

 

§ 3. Leden die zich ter vergadering willen laten bijstaan door een deskundige vragen hiertoe toelating aan de voorzitter, nog vóór de vaststelling van de agendapunten.

 

Afdeling 3.3. Verzending agenda

 

Artikel 14. De uitnodigingen met de vermelding van de locatie, het tijdstip en de agenda moeten ten minste 7 dagen vóór de vastgestelde datum aan de leden worden toegezonden. Naast de agenda worden ook de daarbijhorende stukken overgemaakt aan de leden.

 

Afdeling 3.4. Voorzitten van de vergadering

 

Artikel 15. De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van de bibliotheekraad of, bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter. Indien de voorzitter en de ondervoorzitter afwezig zijn, wordt het voorzitterschap waargenomen door het oudste stemgerechtigde lid.

 

Afdeling 3.5. Recht op informatie

 

Artikel 16. Om zijn bevoegdheden daadwerkelijk te kunnen uitoefenen heeft de bibliotheekraad recht op informatie ten aanzien van alle beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid betreffende de bibliotheek.

 

Artikel 17. Wanneer de bibliotheekraad op eigen initiatief advies wenst uit te brengen, kan de bibliotheekraad steeds informatie opvragen aan het gemeentebestuur. Het bestuur stelt deze informatie dan ter beschikking, tenzij er wettelijke bezwaren zijn.

 

De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de bibliotheekraad worden binnen de 10 dagen beantwoord door de gevraagde informatie over te maken of door, indien er wettelijke bezwaren zijn, deze wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen.

 

Afdeling 3.6. Aanwezigheidsquorum en stemming 

 

Artikel 18.

§ 1. Om geldig te stemmen moet minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien dit aantal niet wordt bereikt, dan komt de bibliotheekraad opnieuw samen binnen de 14 dagen.

 

Agendapunten die opnieuw ter stemming of ter advisering voorliggen omdat het vereiste aanwezigheidsquorum aanvankelijk ontbrak, kunnen worden behandeld ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.

 

§ 2. Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

 

§ 3. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

 

§ 4. Als er wordt gestemd over personen of functies gebeurt dit geheim.

 

Artikel 19.  Een lid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, bericht daarvan tijdig de secretaris.

 

Afdeling 3.7. Verslag

 

Artikel 20. Van elke bijeenkomst van de bibliotheekraad wordt een verslag opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en door hem/haar samen met de voorzitter ondertekend. Dit verslag wordt ter goedkeuring gelegd op de volgende bijeenkomst van de bibliotheekraad.

 

§ 2. Elk verslag omvat volgende onderdelen:

• de namen van de aanwezige leden, de namen van de leden die zich verontschuldigd hebben, alsook de namen van de afwezige leden (zij die niet verwittigd hebben);
• de besproken agendapunten;
• de adviezen en beslissingen met inbegrip van eventuele naar voor gebrachte minderheidsstandpunten.

 

Artikel 21. Een beknopt verslag van de vergaderingen wordt overgemaakt aan de leden, de waarnemers en het college van burgemeester en schepenen.

 

Gemeenteraadsleden hebben inzage van de agenda en het verslag overeenkomstig het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.

Artikel 22. De secretaris van de bibliotheekraad staat in voor het centraal bewaren van zowel de agenda als het verslag van de vergaderingen van de adviesraad.

 

Afdeling 3.8. Werkgroep

 

Artikel 23.

§ 1. De bibliotheekraad kan werkgroepen oprichten bestaande uit leden van de bibliotheekraad en/of andere personen die op basis van hun deskundigheid of interesse kunnen helpen bij de werking van de bibliotheekraad en de uitvoering van haar opdrachten.

 

§ 2. In elke werkgroep wordt een voorzitter aangeduid die de vergaderingen voorzit. De voorzitter brengt verslag uit van de vergaderingen op de eerstvolgende vergadering van de bibliotheekraad. De voorzitter en de secretaris van de bibliotheekraad worden op de hoogte gebracht van de data en de agenda van de vergaderingen van de werkgroepen.

Artikel 24. Werkgroepen kunnen worden belast met de praktische uitvoering van beslissingen of het organiseren van activiteiten.

 

Artikel 25. Een werkgroep kan maar rechtsgeldig beslissen indien minimum de helft van de stemgerechtigde leden van de werkgroep aanwezig is.

Artikel 26. De vergaderingen van de werkgroepen vinden plaats in besloten kring.

Artikel 27.

§ 1. Er wordt naar gestreefd dat alle beslissingen bij consensus worden genomen. Ook wordt ernaar gestreefd dat alle adviezen bij consensus worden verstrekt.

 

§ 2. Indien er geen consensus kan worden bereikt, wordt beraadslaagd bij gewone meerderheid van stemmen volgens een vooraf bepaalde procedure.

 

§ 3. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

 

§ 4. Als er wordt gestemd over personen of functies, gebeurt dit geheim.

Hoofdstuk 4.            Adviezen

Artikel 28.

§ 1. Het gemeentebestuur zal de adviesvragen steeds schriftelijk stellen. De adviesvraag omvat volgende gegevens:

• een duidelijke omschrijving van de vraag;
• de opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de gemeente moet rekening houden;
• de vermelding van de uiterste datum van inlevering van het advies.

 

§ 2. Het gemeentebestuur zal de bibliotheekraad steeds minimaal een termijn van één maand geven, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de adviesvraag bij de bibliotheekraad.

 

Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan het gemeentebestuur deze termijn gemotiveerd en in samenspraak met de bibliotheekraad inkorten. In onderlinge afspraak kan deze termijn ook verlengd worden.

Artikel 29. De bibliotheekraad bezorgt de adviezen schriftelijk aan het gemeentebestuur. Dit advies maakt steeds deel uit van het dossier. Elk advies omvat volgende gegevens:

• een standpuntbepaling of herformulering;
• een omstandige motivering van het advies;
• eventuele afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.

Artikel 30. De gemeente brengt de bibliotheekraad binnen de twee maanden na aflevering van het schriftelijk advies op de hoogte van het gevolg dat aan een advies werd gegeven of zal gegeven worden.

 

Indien het advies maar gedeeltelijk of helemaal niet werd gevolgd, dient dit gemotiveerd te worden naar de bibliotheekraad toe en dit binnen een termijn van 2 maanden. 

Hoofdstuk 5.            Ondersteuning door de gemeente

 

Artikel 31. De bibliotheekraad krijgt een lokaal ter beschikking waar de vergaderingen kunnen doorgaan.

Artikel 32. De bibliotheekraad ressorteert onder het gemeentebestuur. Ter dekking van de risico’s ‘burgerlijke aansprakelijkheid’, ‘rechtsbijstand’ en ‘lichamelijke ongevallen’ sluit het gemeentebestuur de nodige verzekeringspolissen af voor de stemgerechtigde leden en de vaste waarnemers van de bibliotheekraad.

 

---

 

Artikel 2: Het gemeenteraadsbesluit van 26 maart 2019 betreffende het vaststellen reglement bibliotheekraad Zulte wordt opgeheven en vervangen door dit reglement met ingang van 1 april 2025.

 

Artikel 3: Dit gemeenteraadsbesluit wordt bekend gemaakt overeenkomstig de artikelen 286 e.v. van het Decreet Lokaal Bestuur.

 

Artikel 4: In uitvoering van artikel van 330 het Decreet Lokaal Bestuur wordt binnen 10 dagen na het besluit een afschrift van dit besluit bekend gemaakt op de gemeentelijke website.