Besluit GEMEENTERAAD

di 27/06/2023 - 19:30

AANPASSEN REGLEMENT RISICOTOELAGE AAN ERKENDE FEEST- EN CULTUURCOMITES

Aanwezig: Olivier Peirs, voorzitter
Simon Lagrange, burgemeester
Sophie Delaere, Michaël Vandemeulebroecke, Tony Boeckaert, Fauve Tack, Francky De Coster, schepenen
Ward Baeten, Kathleen Blauwblomme, Catherine De Smet, Monique De Smet, Marc Devlieger, Hendrik De Waele, Katrien De Waele, Sofia Ezzine, Henk Heyerick, Lieven Lippens, Talitha Lossy, Marc Nachtergaele, Steven Van Troys, Pieter Verhalle, Tania Verpraet, Stefanie Vroman, gemeenteraadsleden
Sylvie Bohez, algemeen directeur

Verontschuldigd: Delphine Vandenbossche, Philippe Van Steenberghe, gemeenteraadsleden

Bevoegheid

Artikel 40 § 3 van het decreet lokaal bestuur d.d. 22 december 2017 betreffende de bevoegdheid van de gemeenteraad voor het vaststellen van reglementen.

Wetten en reglementen

Het gemeenteraadsbesluit d.d. 29 maart 2022 betreffende 'Goedkeuren aangepast reglement toekennen risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd'.

Feiten

Het lopende reglement toekennen risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd, zoals goedgekeurd in de gemeenteraad d.d. 29 maart 2022, loopt af op 30 juni 2023.
Er wordt voorgesteld om het bestaande reglement voor het toekennen van risicotoelagen aan de erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd te hernemen vanaf 1 juli 2023 mits enkele aanpassingen.
De dienst Cultuur werkte hiervoor een reglement uit dat ter goedkeuring aan de gemeenteraad wordt voorgelegd.
Op 24 mei 2023 werd het ontwerp van dit reglement ter bespreking voorgelegd aan de adviesraad cultuur.

Adviezen

De adviesraad cultuur uitte geen opmerkingen op het voorgestelde reglement.
De financieel directeur verleent gunstig advies voor het reglement toekennen risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités.

Motivatie

Een nieuw ontwerp dringt zich op aangezien het huidige reglement afloopt op 30 juni 2023.
De dienst Cultuur stelt volgende aanpassingen voor:

Looptijd reglement: 1 juli 2023 tot en met 31 december 2025.
Schrapping: ‘De erkende feest- en cultuurcomités streven naar een overkoepelend evenementenaanbod met 2 evenementen per feest- en cultuurcomité per kalenderjaar.'
Maximum 2 risicotoelages per kalenderjaar. Initiatieven die tussen 1 januari 2023 en 30 juni 2023 aanspraak maakten op een risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd worden hierin meegerekend.
Toevoeging: Facturen en/of kassatickets die niet op naam zijn van de initiatiefnemer komen niet in aanmerking.
Toevoeging m.b.t. kosten verbonden aan artiesten (bv. catering): Op aanvraag dienen deze uitgaven verantwoord te worden aan de hand van een overeenkomst met de artiest.
Maximum 4.000 euro per evenement blijft behouden.

Financiële impact

• De kredieten zijn voorzien in het meerjarenplan op 202*/AC10201/0710-00/6493000/GEMEENTE/BH22/IP-GEEN.

Bespreking

Schepen Michaël Vandemeulebroecke licht het agendapunt ter zitting toe.

Beslissing

Artikel 1: De gemeenteraad keurt het reglement voor het toekennen van risicotoelagen aan erkende feest- en cultuurcomités als volgt goed:

Artikel 1:

Enkel de 3 erkende feest- en cultuurcomités van de gemeente Zulte komen in aanmerking voor deze risicotoelage en dit volgens de voorwaarden van dit reglement. De erkende feest- en cultuurcomités worden beschouwd als verlengde van de gemeente en zijn daarom de partner bij uitstek om evenementen op te zetten die de volledige (deel)gemeente bedienen.

Artikel 2:

Dit reglement heeft betrekking op evenementen georganiseerd tussen 1 juli 2023 en 31 december 2025.

Artikel 3:

Het evenement dient inhoudelijk aan alle onderstaande kenmerken te voldoen:

staat open voor alle inwoners van Zulte;

is een in tijd en activiteiten afgebakend en samenhangend geheel;

vindt plaats op het grondgebied Zulte;

heeft een niet-commerciële doelstelling.

Artikel 4:

Erkende feest- en cultuurcomités kunnen maximum 2 risicotoelages ontvangen per kalenderjaar. Initiatieven die tussen 1 januari 2023 en 30 juni 2023 aanspraak maakten op een risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd worden hierin meegerekend.

Artikel 5:

De aanvraag tot het bekomen van een risicotoelage dient 4 weken voorafgaand aan de start van het evenement ingediend te worden op het daartoe voorziene formulier inclusief uitgebreide omschrijving en motivering en een gedetailleerde en realistische begroting (oplijsting van de verwachte inkomsten en uitgaven).

Aanvragen die niet tijdig worden ingediend, komen niet in aanmerking voor betoelaging tenzij het college van burgemeester en schepenen beslist om uitzonderlijk en gemotiveerd af te wijken van de voorwaarden opgelegd in dit artikel.

Artikel 6:

De dienst Vrije Tijd toetst de aanvraag af aan dit reglement, formuleert een advies en legt beiden voor aan het college van burgemeester en schepenen. De aanvragers worden op de hoogte gebracht van de beslissing.

Artikel 7:

De feest- en cultuurcomités nodigen de dienst Vrije Tijd uit voor het evenement, met het oog op kennisname van de concrete uitvoering/realisatie.

Artikel 8:

Uiterlijk 3 maanden na afloop van het evenement dient de initiatiefnemer een activiteitenverslag en financieel overzicht (inkomsten en uitgaven) in. Alle uitgaven moeten verantwoord worden aan de hand van officiële facturen en betalingsbewijzen en zijn op naam van het feest- en cultuurcomité. Onduidelijke of ontbrekende documenten en facturen en/of kassatickets die niet op naam zijn van de initiatiefnemer komen niet in aanmerking.

Indien het evenement niet verlieslatend is, dan stelt de initiatiefnemer de dienst vrije tijd hiervan op de hoogte en vervalt het recht op een toelage.

Artikel 9:

Kosten die niet in aanmerking komen:

receptie- en representatiekosten (wanneer deze gratis worden aangeboden);

investeringen (bv. aankoop technisch materiaal, camera, sportmateriaal);

kosten verbonden aan de medewerkers (bv. catering, outfit, bedanking, vrijwilligersvergoeding).

Kosten verbonden aan artiesten, normaliter op de dag van het evenement, worden hiervan uitgesloten en komen wel in aanmerking (bv. bedanking, catering, restaurantbezoek), voor zover zij niet buitensporig zijn. Op aanvraag dienen deze uitgaven verantwoord te worden aan de hand van een overeenkomst met de artiest.

Artikel 10:

De uiteindelijke toekenning en uitbetaling van de toelage gebeurt in het kwartaal volgend op het kwartaal waarin het verslag werd ingediend.
Ter illustratie: activiteitenverslag en financieel overzicht ingediend op 15 juni (2e kwartaal) wordt uiterlijk 30 september (3e kwartaal) verwerkt.

Artikel 11:

Het bedrag van de toelage wordt toegekend op basis van het verschil tussen inkomsten en uitgaven. Enkel werkelijke verliezen komen in aanmerking voor betoelaging.

Artikel 12:

De toelage kan nooit hoger zijn dan het negatief saldo per evenement en bedraagt maximaal 4.000 euro per evenement.

Artikel 13:

Per evenement kan men slechts aanspraak maken op 1 type risicotoelage:

ofwel risicotoelage aan projecten of evenementen;

ofwel risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités.

Artikel 14:

Bij vaststelling van het niet correct doorgeven van de inkomsten of het misbruiken van de toegekende toelage, kan de toelage niet toegekend of zelfs teruggevorderd worden.

Artikel 2: Dit reglement sluit aan op het reglement toekennen risicotoelage aan erkende feest- en cultuurcomités in en na coronatijd zoals goedgekeurd in de gemeenteraad d.d. 29 maart 2022, dat afloopt op 30 juni 2023.

Artikel 3: De burgemeester maakt het besluit en de reglementen via de webtoepassing van de gemeente bekend overeenkomstig artikel 286 §1 1° van het decreet lokaal bestuur.

In uitvoering van artikel 330 van het decreet lokaal bestuur brengt de gemeente op dezelfde dag als de bekendmaking van de besluiten op de webtoepassing van de gemeente, de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking ervan.