Besluit RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN

di 26/04/2022 - 19:30

GOEDKEUREN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN LOKAAL BESTUUR ZULTE EN FERM KINDEROPVANG VZW VOOR ORGANISATIE BUITENSCHOOLSE OPVANG LAGERE SCHOOLKINDEREN VRIJE BASISSCHOLEN IN ZULTE, OLSENE EN MACHELEN

Aanwezig: Olivier Peirs, voorzitter
Simon Lagrange, leden van de raad voor maatschappelijk welzijn
Sophie Delaere, Michaël Vandemeulebroecke, Natasja De Vos, Tony Boeckaert, Francky De Coster, leden van het vast bureau
Ward Baeten, Kathleen Blauwblomme, Sally Cosijns, Catherine De Smet, Marc Devlieger, Hendrik De Waele, Katrien De Waele, Henk Heyerick, Lieven Lippens, Talitha Lossy, Marc Nachtergaele, Fauve Tack, Delphine Vandenbossche, Philippe Van Steenberghe, Steven Van Troys, Pieter Verhalle, Tania Verpraet, Stefanie Vroman, leden van de raad voor maatschappelijk welzijn
Sylvie Bohez, algemeen directeur

Bevoegdheid

Artikelen 77 en 78 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Wetten en reglementen

Het Besluit van de Europese Commissie van 20 december 2011 betreffende de toepassing van artikel 106, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op staatssteun in de vorm van compensatie voor de openbare dienst, verleend aan bepaalde met het beheer van diensten van algemeen economisch belang belaste ondernemingen (Besluit 2012/21/EU).
De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016, artikel 89 die de beginselen voor het plaatsen van sociale en andere specifieke diensten vastlegt.
Het Decreet van 3 mei 2019 houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen de buitenschoolse activiteiten.
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 16 oktober 2020 tot toekenning van een kwaliteitslabel aan organisatoren van kleuteropvang.
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2021 tot regeling van de bestaande subsidies buitenschoolse opvang en de bijbehorende voorwaarden gedurende een overgangsperiode en tot wijziging van artikel 1, 2 en 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 15 juli 2016 betreffende subsidiëring van projecten vanuit het vroegere Fonds voor Collectieve Uitrustingen en Diensten en voor personeelsleden met een gewezen gescostatuut.
De Omzendbrief WVG/2020/02 van de minister van Welzijn, Volksgezondheid, Gezin en Armoedebestrijding betreffende de uitrol van het decreet buitenschoolse opvang activiteiten.

Feiten

De afgelopen jaren kampt het Sociaal Huis met moeilijkheden bij het invullen van de openstaande betrekkingen in de buitenschoolse kinderopvang. Door de stijging van het aantal op te vangen kinderen en met oog op het bereiken van de vereiste min. quota qua bezetting werd voortdurend geïnvesteerd in bijkomende functies kinderbegeleider. De uitbreiding van het organogram van het Initiatief Buitenschoolse Kinderopvang ging daarenboven gepaard met een (quasi) algemene opwaardering van de functies naar het niveau C.
Niettegenstaande de geleverde inspanningen blijft de krapte op de arbeidsmarkt voor de bijzondere doelgroep van kinderbegeleiders ons parten spelen. Het onvermogen om als lokaal bestuur een voltijdse opdracht in de functie van kinderbegeleider aan te bieden (rekening houdend met de (beperkte) openingsuren van de IBO) draagt hiertoe bij. De pogingen om voltijdse opdrachten te creëren door bundeling van de deeltijdse betrekking van kinderbegeleider met andere opdrachten in het bestuur, hadden niet het verhoopte succes en dit door uiteenlopende factoren (andere competenties vereist, geen bereidheid om deelopdracht op lager niveau in te vullen,...).
Noodgedwongen diende gezocht te worden naar andere oplossingen om de dienstverlening naar de toekomst toe te waarborgen.
In eerste instantie werd geopteerd om de opvangplaatsen te limiteren en verplicht vooraf inschrijvingen (via het ouderportaal van Tjek) in te voeren.
Hierdoor werd snel duidelijk dat de vraag op dit moment veel hoger is dan het mogelijk aanbod (rekening houdende met het aantal kinderbegeleiders én de huidige capaciteit van de opvanglocaties).
Na de herfstvakantie werd een samenwerking opgestart met de 4 basisscholen in onze gemeente. De vrije basisscholen organiseren op maandag-, dinsdag- en donderdagavond van 16.00 tot 17.00 uur opvang op school. Om 17.00 uur stromen de nog aanwezige kinderen door naar de buitenschoolse opvanglocaties.
In de gemeenteschool stelt de directie extra helpende handen ter beschikking om bij te springen in Snuffel.
De vergoeding voor de personen (leerkrachten of vrijwilligers) die de opvang in de scholen verzorgen werd na overleg met de schooldirecties vastgesteld op 15 euro per gepresteerd uur. De betaling gebeurt aan de hand van Zultebonnen.
Deze maatregel werd steeds als tijdelijke maatregel beschouwd. Ondertussen werd gezocht naar een duurzame oplossing in de vorm van een externe partner.
Een marktbevraging werd opgestart volgens de beginselen van behoorlijk bestuur. Volgende organisaties werden uitgenodigd om hun werking te komen voorstellen:

Ferm Kinderopvang vzw;
Infano vzw;
Zorggroep Heilig Hart.

Op 29 november 2021 kwamen de verantwoordelijken van Infano vzw hun manier van werken toelichten.
Op 2 december 2021 kwamen de verantwoordelijken van Ferm Kinderopvang vzw hun werking voorstellen.
Zorgroep Heilig Hart ging niet in op onze uitnodiging.
Na beide voorstellingen werd door alle aanwezige ambtenaren en politici unaniem geopteerd om de mogelijkheden voor een samenwerking met Ferm Kinderopvang verder te exploreren wegens hun visie op kwaliteitsvolle opvang voor kinderen, hun visie op het medewerkersbeleid en de ontzorgingscomponent die zij naar het lokaal bestuur toe kunnen bieden.
Na een nieuw overleg op 15 december 2021 ontvingen we een eerste financiële prognose. De ruwe inschatting van de kostprijs is als bijlage toegevoegd.
Op 14 januari 2022 werd een overleg georganiseerd met experts van VVSG: Annemie Nouwynck, regionale stafmedewerker buitenschoolse opvang Oost-Vlaanderen, en Angelique Van der Straete, stafmedewerker financiering. Tijdens dit overleg werd de huidige manier van subsidiëren toegelicht en werd duidelijk dat het financieren van een externe partner mogelijk is volgens de beginselen van behoorlijk bestuur. De powerpointvoorstelling is als bijlage toegevoegd.
In zitting van 3 februari 2022 werd alle beschikbare informatie teruggekoppeld naar het vast bureau: beknopte samenvatting van het decreet BOA, subsidiëring, kleuteropvang met kwaliteitslabel, mogelijke beleidskeuzes, referenties en het financieren van een externe partner. De nota is als bijlage toegevoegd aan dit besluit.
Op 7 februari 2022 werden de directies van de 4 basisscholen uitgenodigd en werd het voorstel om de buitenschoolse opvang te reorganiseren toegelicht. De bijlage '2022.02.07 toelichting aan de scholen voorstel reorganisatie buitenschoolse kinderopvang' is toegevoegd aan dit besluit.
Op 24 februari 2022 bezochten de verantwoordelijken van Ferm Kinderopvang vzw de vrije basisscholen in Olsene en Zulte. Op 9 maart 2022 werd ook de vrije basisschool in Machelen bezocht. De bijlage '2022.03.09 samenvatting schoolbezoeken' is toegevoegd aan dit besluit.
In het vast bureau van 31 maart 2022 werd voorgesteld om de samenwerking met Ferm Kinderopvang vzw te verankeren in een samenwerkingsovereenkomst.
Na ondertekening van deze samenwerkingsovereenkomst zal Ferm Kinderopvang vzw de personeelswerving opstarten. Het afsluiten van de samenwerkingsovereenkomst leidt niet tot afbouw van het actueel eigen personeelsbestand maar is een aanvulling hierop. Voorlopig is het uitgangspunt dat Snuffel en de opvang van kleuters verder wordt ingevuld door eigen personeelsleden. Voor de opvang van de kinderen van de lagere school zou beroep gedaan worden op Ferm. Dit dient nog verder uitgewerkt en geconcretiseerd te worden.
Bij concretisering van de samenwerking met Ferm zal een DAEB (diensten van algemeen economisch belang) besluit worden opgemaakt conform Besluit 2012/21/EU en de omzendbrief WVG/2020/02.

Financiële impact

In bijlage is de meest recente financiële prognose (d.d. 14 april 2022) m.b.t. de geraamde kostprijs op jaarbasis toegevoegd.
Indien zich hierin wijzigingen zouden voordoen, worden die steeds voorafgaand besproken in de stuurgroep.

Beslissing

Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de samenwerkingsovereenkomst tussen lokaal bestuur Zulte en Ferm Kinderopvang vzw, Remylaan 4 B, 3018 Wijgmaal, voor de organisatie van de buitenschoolse opvang van lagere schoolkinderen in de vrije basisscholen in Zulte, Olsene en Machelen goed.

ARTIKEL 1 - ONDERWERP VAN DE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

In opdracht van lokaal bestuur Zulte staat Ferm Kinderopvang vzw in voor de organisatie en het beheer van:

de buitenschoolse opvang van lagere schoolkinderen op locatie van de Vrije Basisschool Zulte, Staatsbaan 190, 9870 Zulte;
de buitenschoolse opvang van lagere schoolkinderen op locatie van de Vrije Basisschool Olsene, Heirweg 30, 9870 Zulte-Olsene;
de buitenschoolse opvang van lagere schoolkinderen op locatie van de Vrije Basisschool Machelen, Leihoekstraat 7, 9870 Zulte-Machelen.

ARTIKEL 2 - OPRICHTING VAN EEN STUURGROEP

Om de samenwerking tussen de verschillende actoren te ondersteunen wordt een stuurgroep opgericht die adviezen formuleert in verband met de samenwerking. Deze stuurgroep komt minstens 2 x per jaar samen en bestaat uit volgende leden:

de schepen bevoegd voor kinderopvang in Zulte;
de directeur van het Sociaal Huis in Zulte;
het diensthoofd Vrije tijd en Burger/coördinator Huis van het Kind van het lokaal bestuur Zulte;
een verantwoordelijke van Ferm Kinderopvang vzw (deze verantwoordelijke kan, afhankelijk van de agenda, bijgestaan worden door gespecialiseerde collega's);

Aansluitend op de bijeenkomsten van de stuurgroep kan ook een werkoverleg georganiseerd worden waarvoor bijvoorbeeld ook volgende actoren (op afroep) kunnen uitgenodigd worden:

de coördinator(en) van de buitenschoolse opvang georganiseerd door het lokaal bestuur Zulte;
een vertegenwoordiger van de Vrije Basisschool Zulte;
een vertegenwoordiger van de Vrije Basisschool Olsene;
een vertegenwoordiger van de Vrije Basisschool Machelen.

ARTIKEL 3 - ENGAGEMENT FERM KINDEROPVANG VZW

Art. 3.1. Met betrekking tot de bevoegde overheid

Ferm Kinderopvang vzw verbindt zich tot de naleving van de regelgeving van de bevoegde overheden voor voorzieningen in de kinderopvang.

Art. 3.2. Met betrekking tot het personeel

Ferm Kinderopvang vzw verbindt zich tot:

De efficiënte inzet van het personeelscontingent dat is overeengekomen met het lokaal bestuur: verantwoordelijke, kinderbegeleiders, jobstudenten, vrijwilligers, ... Het personeelscontingent wordt in overleg met het lokaal bestuur herzien indien er zich wijzigingen voordoen in de werking.
De werving, selectie, opleiding en permanente vorming van het personeel.
De volledige personeels- en loonadministratie.
De jaarlijkse raadpleging medisch sociale dienst.

Art. 3.3. Met betrekking tot de organisatie van de werking

Ferm Kinderopvang vzw verbindt zich tot:

De ondersteuning van de bekendmaking van de voorziening.
De organisatie van de inschrijvingen en administratie van de gebruikers.
Het voeren van een pedagogisch beleid.
Het voeren van een actief ouderbeleid.
Het werken met een kwaliteitshandboek.
Het afsluiten van de nodige verzekeringen voor medewerkers en kinderen.
Het afsluiten van de nodige verzekeringen voor de inboedel.

Artikel 3.4. Met betrekking tot de financiering

Ferm Kinderopvang vzw verbindt zich tot:

De inning van de ouderbijdragen via maandelijkse facturatie aan de ouders. De ouderbijdragen worden bepaald in overleg met het lokaal bestuur Zulte.
De financiering van de loonkosten, de werkingskosten en de roerende inrichting.
Het, in de loop van september, opmaken van een jaarlijkse financiële prognose voor het volgende werkjaar. Deze financiële prognose bevat:

De personeelskosten op basis van het overeengekomen personeelscontingent en een tarief op basis van de loonbarema's PC 331 en de gemiddelde anciënniteit per personeelsgroep voor Ferm Kinderopvang vzw. Dit tarief wordt jaarlijks aangepast aan de evolutie van het loonbarema PC 331, de gezondheidsindex en aan de evolutie van de gemiddelde anciënniteit binnen Ferm Kinderopvang.
Een algemeen forfait voor de werkingskosten.
Het, tegen einde mei, opmaken van een jaarlijkse afrekening van het vorige werkjaar. De afrekening wordt gemaakt op basis van enerzijds de forfaits voor personeel en werking zoals opgenomen in de financiële prognose en anderzijds de werkelijke inkomsten. In geval van aanpassing van de lonen binnen PC 331 die pas worden vastgelegd na de opmaak van de prognose kan Ferm Kinderopvang de loonforfait voor de jaarlijkse afrekening aanpassen aan de verhoogde loonbarema's.

ARTIKEL 4 - ENGAGEMENT LOKAAL BESTUUR ZULTE

Art. 4.1. Met betrekking tot de infrastructuur en logistiek

Lokaal bestuur Zulte verbindt zich tot het opmaken en afsluiten van afsprakennota's met de vertegenwoordigers van de Vrije Basisscholen Zulte, Olsene en Machelen en Ferm Kinderopvang vzw. Deze afsprakennota's behandelen bijvoorbeeld:

afspraken rond de ter beschikking gestelde infrastructuur door de scholen;
het ter beschikking stellen van een bureauruimte voor de verantwoordelijke van Ferm Kinderopvang vzw;
verzekeringen;
afspraken rond het eigenaarsonderhoud en kleine herstellingen aan de ter beschikking gestelde infrastructuur door de scholen;
het nodige onderhoud van de ter beschikking gestelde binnen- en buitenruimte door de scholen;
financiering van de nutsvoorzieningen.

Art. 4.2. Met betrekking tot de financiering

Lokaal bestuur Zulte verbindt zich tot:

het betalen van voorschotten per kwartaal ten belope van 25% van het saldo van de prognose;
het betalen van het saldo van de afrekening minus het reeds betaalde voorschot, uiterlijk einde juni van het jaar volgend op het werkingsjaar.

ARTIKEL 5 - DUUR VAN DE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

Deze overeenkomst wordt afgesloten voor onbepaalde duur en wordt elk jaar stilzwijgend verlengd. Er wordt jaarlijks een grondige evaluatie gemaakt. Er kan bijsturing afgesproken worden op het vlak van werking, infrastructuur en financiering.

ARTIKEL 6 - BEËINDIGING VAN DE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

De overeenkomst kan, via aangetekend schrijven, opgezegd worden door beide partijen mits het respecteren van een opzegtermijn van minimum 6 maanden. Het einde van de samenwerking dient samen te vallen met het einde van een schooljaar, met name 30 juni. Indien één der ondertekenende partijen ernstig in gebreke blijft met betrekking tot de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst, kan de andere partij de overeenkomst verbreken via aangetekend schrijven, zonder enige vorm van schadevergoeding, mits voorafgaande ingebrekestelling en op voorwaarde dat de werking van het initiatief niet in gevaar wordt gebracht. Ook de ingebrekestelling gebeurt via aangetekend schrijven.

In geval van stopzetting door lokaal bestuur Zulte blijft het lokaal bestuur instaan voor de loonkost zodat de wettelijke opzegtermijnen gerespecteerd kunnen worden.

Artikel 2: Het vast bureau wordt belast met de uitvoering van deze beslissing.